A transição exige um calendário operacional
A Reforma Tributária do Consumo não começa com uma única mudança uniforme para todos os contribuintes. A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS divulgaram um cronograma com marcos distintos para documentos fiscais eletrônicos e declarações. O cronograma diferencia a data de início da obrigatoriedade da data de publicação ou disponibilização do respectivo leiaute.
Essa distinção é essencial. Um leiaute publicado não significa necessariamente que a empresa já esteja sujeita à emissão obrigatória. Da mesma forma, uma data futura de obrigatoriedade não deve ser tratada como motivo para adiar testes, ajustes de cadastro e treinamento.
Marcos relevantes para planejamento
Entre os grupos previstos no cronograma estão operações de transporte, documentos relacionados a serviços, locações, condomínios, bens imateriais, plataformas digitais, importações e contribuintes do Simples Nacional. Há marcos previstos para 1º de outubro, 1º de dezembro de 2026 e 1º de janeiro de 2027, conforme o documento e a operação abrangida.
Para contribuintes do Simples Nacional, a orientação oficial prevê a entrada de documentos fiscais adaptados à reforma em 1º de janeiro de 2027. Já operações de importação envolvem mudanças na Duimp e na nota fiscal de importação, com campos relativos ao local da operação e à tributação da CBS e do IBS.
O que a empresa deve fazer agora
1. Mapear operações
Liste todas as operações realizadas pela empresa: venda de mercadorias, prestação de serviços, locação, intermediação por plataformas, importação e devolução. Depois, relacione cada operação ao documento fiscal correspondente.
2. Revisar cadastros
Confira códigos de produtos e serviços, municípios, estados, natureza da operação, destinatários e regras de tributação. Dados incompletos ou inconsistentes podem impedir a autorização do documento ou gerar apuração incorreta.
3. Testar o sistema
Solicite ao fornecedor do ERP ou emissor fiscal um calendário de atualização. Faça testes em ambiente apropriado, validando XML, campos da CBS e do IBS, rejeições, cancelamentos, devoluções e contingência.
4. Avaliar contratos e preços
A documentação fiscal poderá alterar a forma como tributos são destacados e como créditos são analisados por clientes empresariais. Contratos de longo prazo devem ser revisados para definir responsabilidade por alterações de preço, tributos e documentação.
5. Criar governança
Indique responsáveis da área fiscal, contábil, financeira, comercial e de tecnologia. Registre decisões, versões de leiaute e evidências dos testes.
Exemplo
Uma empresa que presta serviços por plataforma digital pode precisar analisar simultaneamente a obrigação da NFS-e, as informações de intermediação e a forma de destacar os novos tributos. O risco não está apenas na alíquota: está também em emitir o documento errado, no prazo errado ou com dados insuficientes.
A melhor estratégia é transformar o cronograma oficial em uma matriz interna de obrigações, com responsável, sistema afetado, data de teste e data de entrada em produção.